{"id":4189,"date":"2013-07-10T09:06:22","date_gmt":"2013-07-10T07:06:22","guid":{"rendered":"http:\/\/www.tu-voz.com\/?p=4189"},"modified":"2022-06-14T17:52:42","modified_gmt":"2022-06-14T15:52:42","slug":"cual-es-el-paso-mas-importante-para-organizar-un-evento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tu-voz.com\/en\/cual-es-el-paso-mas-importante-para-organizar-un-evento\/","title":{"rendered":"\u00bfCu\u00e1l es el paso m\u00e1s importante para organizar un evento?"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/a>La confirmaci\u00f3n de asistencia nos ayudar\u00e1 a optimizar recursos<\/h2>\n

Para que la organizaci\u00f3n de un evento, jornada, acto, conferencia,\u2026 sea un \u00e9xito para tu empresa,\u00a0 la confirmaci\u00f3n de asistencia de los invitados resultar\u00e1 fundamental<\/strong> para una buena planificaci\u00f3n.<\/p>\n

Seg\u00fan la RAE, la organizaci\u00f3n es: \u201cAsociaci\u00f3n de personas regulada por un conjunto de normas en funci\u00f3n de determinados fines.\u201d pero\u2026 \u00bfC\u00f3mo disponer y preparar un evento si no sabemos el volumen de esta \u201casociaci\u00f3n de personas\u201d?<\/p>\n

 <\/p>\n

Para los organizadores de cualquier evento es fundamental\u00a0 conocer cu\u00e1ntos\u00a0 invitados van a acudir por 2 motivos<\/strong> principalmente:<\/p>\n

– Por cuesti\u00f3n de protocolo y ordenaci\u00f3n de los invitados: <\/strong>clientes, potenciales clientes, amigos,.. Todos han de encontrase como \u201cen su casa\u201d para disfrutar de la velada de la mejor manera posible y el trato y atenci\u00f3n que les demos desde su llegada estar\u00e1 directamente relacionado con su satisfacci\u00f3n final.<\/p>\n

– Para\u00a0 saber realmente los recursos que vamos a necesitar<\/strong> para la correcta planificaci\u00f3n del acto, y en definitiva, cu\u00e1nto nos va a costar.<\/strong> Por ejemplo: \u00bfser\u00eda eficiente congregar a 20 invitados en una sala con una aforo de 500? Seguramente, lo \u00fanico que conseguiremos ser\u00e1 que nuestro evento de la sensaci\u00f3n que ha sido un fracaso y que nadie ha querido acudir. M\u00e1s de uno de lo que est\u00e1n, incluso, pensar\u00e1 \u201c\u00bfQu\u00e9 hago yo aqu\u00ed si no ha venido nadie? A\u00fan estoy a\u00a0 tiempo de irme por donde he venido\u2026\u201d.<\/p>\n

\u00bfY si por el contrario tratamos de congregar a 500 en una sala de 20?<\/strong> \u00bfTransmitir\u00e1 la imagen de que ha sido un \u00e9xito de afluencia? M\u00e1s bien todo lo contrario. En este caso el caos est\u00e1 garantizado y nuestro evento, desde luego, lo recordar\u00e1n siempre nuestros clientes como un claro ejemplo de mala organizaci\u00f3n. Paralelamente, \u00a0el concepto que han percibido de \u201ccomo organizamos las cosas\u201d \u00a0lo trasladar\u00e1n a la organizaci\u00f3n de nuestra empresa, o mejor dicho, a la \u201cdesorganizaci\u00f3n\u201d de nuestra empresa.<\/p>\n

El dinero que vamos a invertir en la organizaci\u00f3n tiene que ser el justo y necesario: aforo del recinto, catering, material informativo, obsequios conmemorativos\u2026. y en definitiva toda la log\u00edstica que gira en torno a la celebraci\u00f3n, estar\u00e1 directamente ligada con el \u00a0n\u00famero real de asistentes<\/strong> que vayamos a congregar. Podemos enviar cientos y miles de invitaciones a diestro y siniestro, pero si no sabemos qui\u00e9n vendr\u00e1, al final no sabemos nada.<\/p>\n

Algunos clientes, potencialmente interesados en acudir, no asistir\u00e1n simplemente porque ni se han enterado de la convocatoria: no llegan a ver la invitaci\u00f3n debido a esos cientos y miles de mails que reciben a diario y esos cientos y miles de folletos publicitarios que llegan a su mesa. Otros, simplemente lo olvidan al minuto de haber\u00a0 recibido la informaci\u00f3n. Quiz\u00e1s, en otros muchos casos, recibir\u00e1 la invitaci\u00f3n el interlocutor \u201cno v\u00e1lido\u201d y no aquel al que realmente iba destinada tal invitaci\u00f3n, por lo que ya sabemos su destino:\u00a0 la papelera. Por \u00faltimo tambi\u00e9n los hay que acudir\u00e1n en \u201cpeque\u00f1a comitiva\u201d \u00a0\u00a0desde su empresa para sentirse arropado por los suyos y donde esperamos a uno aparecer\u00e1n \u201cciento y la madre\u201d.<\/p>\n

 <\/p>\n

Un sencillo recurso nos ayudar\u00e1 a planificarlo todo con las mejores garant\u00edas<\/strong>: una llamada telef\u00f3nica <\/strong>nos permitir\u00e1 conocer los 3 aspectos clave que debemos conocer<\/strong> de manera r\u00e1pida y directa:<\/p>\n

1.<\/strong>\u00a0Recepci\u00f3n de la invitaci\u00f3n por parte del interlocutor v\u00e1lido.<\/p>\n

2.<\/strong>\u00a0Conocer su inter\u00e9s por asistir.<\/p>\n

3.<\/strong>\u00a0Confirmar su asistencia y acompa\u00f1antes.<\/p>\n

 <\/p>\n

Esta llamada establecer\u00e1 un trato directo con nuestros clientes<\/strong> que, a parte de los beneficios econ\u00f3micos que\u00a0 nos supondr\u00e1 en la organizaci\u00f3n y optimizaci\u00f3n de los recursos, nos permitir\u00e1 transmitir una mejor imagen de nuestra compa\u00f1\u00eda<\/strong>, proyectar un evento \u201cserio\u201d<\/strong> y reflejar la importancia que tienen para nosotros todos nuestros clientes.<\/p>\n

 <\/p>\n

\"servicio<\/a><\/p>\n

Tu-Voz Contact Center<\/a><\/strong>,\u00a0como centro de\u00a0customer support<\/strong>, te sugiere tengas en cuenta estas ideas y te ofrece sus servicios en la gesti\u00f3n de clientes de tu empresa. Ponemos a tu disposici\u00f3n nuestra experiencia y servicios de\u00a0telemarketing<\/a>,\u00a0atenci\u00f3n omnicanal<\/a>\u00a0or\u00a0lead management<\/a>.<\/p>\n

\u00bfEste art\u00edculo le ha sido \u00fatil? \u00a1Comp\u00e1rtalo con sus contactos y h\u00e1galo llegar a m\u00e1s profesionales del sector! Tambi\u00e9n puede seguirnos en\u00a0LinkedIn<\/a>\u00a0or\u00a0Facebook<\/a>.<\/p>\n

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