{"id":5920,"date":"2014-07-25T09:00:23","date_gmt":"2014-07-25T07:00:23","guid":{"rendered":"http:\/\/www.tu-voz.com\/?p=5920"},"modified":"2023-03-20T10:42:39","modified_gmt":"2023-03-20T08:42:39","slug":"las-diferentes-tareas-que-se-engloban-en-el-back-office","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tu-voz.com\/en\/las-diferentes-tareas-que-se-engloban-en-el-back-office\/","title":{"rendered":"Las diferentes tareas que se engloban en el back office"},"content":{"rendered":"

\"back<\/a>Desde la gesti\u00f3n de emails a tareas de facturaci\u00f3n o gesti\u00f3n de cobros<\/h2>\n

 <\/p>\n

Como hemos visto en otros post, el back office<\/a> es el conjunto de tareas administrativas de la empresa asociadas a las operaciones que no tienen que ver directamente con los clientes<\/b>.\u00a0 Esto \u00faltimo no siempre es exactamente as\u00ed, puesto que, como veremos m\u00e1s adelante, una de las misiones de los empleados que se encargan del back office es la notificaci\u00f3n de la resoluci\u00f3n de un expediente, incidencia, etc., al cliente.<\/p>\n

 <\/p>\n

Los servicios de back office son procedimientos internos que se realizan antes o despu\u00e9s de la interacci\u00f3n con el cliente. Las empresas pueden tener el servicio de back office integrado dentro de la misma<\/b> (utilizando recursos internos) or externalizado<\/a><\/b>.<\/p>\n

 <\/p>\n

Very varied types of tasks can be carried out, such as:<\/p>\n

– Tareas administrativas: <\/b>Related to HR issues, staff organization, etc.<\/p>\n

– Tareas de facturaci\u00f3n: <\/b>Recalculaci\u00f3n de facturas, realizaci\u00f3n de abonos, aplicaci\u00f3n de cargos en factura, etc. En definitiva, todo el soporte de facturaci\u00f3n que requiera dedicar m\u00e1s tiempo del habitual en una llamada telef\u00f3nica, ya sea por la dificultad que pueda presentar o por la cantidad de trabajo que se necesite. Para realizar facturaci\u00f3n, adem\u00e1s se cuenta con programas de c\u00e1lculo especiales<\/b> con los que no suele contar el servicio de atenci\u00f3n al cliente (front office).<\/p>\n

– Gesti\u00f3n de pedidos: <\/b>En las empresas que ofrecen sus productos a otros clientes o empresas, contar con un departamento de back office para la gesti\u00f3n de pedidos es una ventaja<\/b>. Hay gestiones que sobrepasan la labor del front office en una llamada. Igual que en el punto anterior, el n\u00famero de productos que hay que tramitar, o la dificultad de resoluci\u00f3n durante la llamada en una incidencia, por ejemplo,\u00a0 hacen necesaria la creaci\u00f3n de un departamento que se encargue de estas tareas.<\/b> Tambi\u00e9n se cuenta con programas especiales de gesti\u00f3n de pedidos, en donde se controla todo el proceso, desde la creaci\u00f3n hasta la entrega, y tambi\u00e9n las incidencias que se puedan producir.<\/p>\n

– Gesti\u00f3n de cobros\/impagados: <\/b>Hay empresas que en su servicio de atenci\u00f3n al cliente<\/a> tienen un departamento de cobros. Se encargan b\u00e1sicamente de la gesti\u00f3n de impagados. En los departamentos de cobros, tambi\u00e9n se hace necesaria la gesti\u00f3n del back office<\/b>, ya que se tiene que llevar un seguimiento y gesti\u00f3n de las tareas pendientes de realizar, para asegurarse del correcto funcionamiento del departamento. Estos departamentos se encargan de realizar tambi\u00e9n las llamadas a este tipo de clientes, para poder gestionar los importes pendientes, inform\u00e1ndoles del importe y solicitando autorizaci\u00f3n de cobro. Si se autoriza a gestionar dicho cobro, se aplica el cargo sobre la tarjeta del cliente o directamente en el n\u00famero de cuenta. Si no se autoriza por parte del cliente, seg\u00fan las condiciones del contrato, se puede llegar a paralizar el servicio hasta la realizaci\u00f3n del pago.<\/p>\n

– Gesti\u00f3n de mails: <\/b>Como hemos comentado en anteriores post, las empresas con web propia, cada vez m\u00e1s frecuentemente van implantando nuevas v\u00edas de contacto. Muchas de ellas abren un canal de comunicaci\u00f3n con los clientes a trav\u00e9s de mails. Para la tramitaci\u00f3n de los mismos es necesario un departamento de back office que se encargue en un primer momento de cribar los mails que no necesiten gesti\u00f3n de los que s\u00ed la necesiten.<\/b> Despu\u00e9s ser\u00e1 necesario clasificarlos por tipo de gesti\u00f3n (facturaci\u00f3n, pagos, reclamaci\u00f3n, tramitaci\u00f3n de pedido, etc\u2026). Los mails que se pueden resolver por el back office ser\u00e1n resueltos y los que no, se derivar\u00e1n al departamento especializado. Se debe dar una respuesta al cliente, y si no se ha podido resolver a corto plazo, explicarle las gestiones que se est\u00e1n realizando.<\/b><\/p>\n

<\/b>– La comunicaci\u00f3n con los clientes: <\/b>es una tarea imprescindible en un departamento de back office. Se debe de mantener informados a los clientes en todo momento<\/b> de cualquier resoluci\u00f3n y seguimiento de su caso. Las v\u00edas de contacto son diversas: llamadas, sms, mails, etc\u2026<\/p>\n

 <\/p>\n

El trabajo que se desarrolla en el back office es bastante amplio, y muchas veces requiere de un tiempo del que la empresa no dispone. Por ello, en muchos casos, externalizar este servicio es una buena soluci\u00f3n para optimizar recursos y mejorar eficiencia.<\/b><\/p>\n

\"tareas<\/a><\/p>\n

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\u00bfEste art\u00edculo le ha sido \u00fatil? \u00a1Comp\u00e1rtalo con sus contactos y h\u00e1galo llegar a m\u00e1s profesionales del sector! Tambi\u00e9n puede seguirnos en\u00a0LinkedIn<\/a>\u00a0or\u00a0Facebook<\/a>.<\/p>\n

 <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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