La externalización del servicio de recepción de llamadas de las empresas sirve para mejorar la atención telefónica y permite la optimización de recursos económicos de esta. Un servicio de telesecretaria externo permite recoger y atender todas las llamadas dirigidas a la organización, evitando problemáticas habituales como la pérdida de llamadas o tiempos de espera.
¿Qué es una telesecretaria?
La telesecretaria es un servicio de secretaria habitual, pero sin presencia física dentro de la oficina. ¿Qué quiere decir eso? Es un servicio que se adapta a las necesidades de todo tipo de sociedades, grandes empresas, pymes y autónomos.
Con nuestro servicio de telesecretaria aligeramos las labores cotidianas de oficinas para que las empresas puedan dedicarse en exclusiva a la actividad principal de su negocio.
El procedimiento es muy simple, cuando el personal esté reunido, fuera de la oficina o necesite trabajar sin interrupciones, podrá desviar su teléfono a Tu-Voz y nuestros agentes, secretarias virtuales, atenderán las llamadas en su nombre. Inmediatamente se le informa del contenido de las mismas por el medio que nos indique: SMS o correo electrónico.
Funciones del telesecretariado
El telesecretariado es un servicio «Low Cost» personalizado de las llamadas que ofrece atención telefónica completa, ejemplo “Consulta del Dr. Martinez, buenos días, ¿en qué puedo ayudarle?”.
Para optimizar llamadas y recursos se activan avisos para cada llamada por mail. Es decir que tras cada llamada atendida nuestro sistema envia de forma automática un mail informando de quién ha llamado y los datos facilitados.
El servicio de Secretaria Virtual de nuestro call center permite atender:
- Servicios de emergencias
- Consultas, Pedidos, Incidencias del negocio.
- Urgencias
- Recogida de datos fuera del horario comercial
- Pedidos fuera del horario comercial
- Avisos a técnicos de incidencias
Ventajas de optar por una atención de centralita externa
- Horario de atención: el horario de atención de una telesecretaria externa es más amplio, y en muchas ocasiones puede incluir noches, fines de semana y festivos, dependiendo de la naturaleza de la actividad de cada cliente.
- Personal cualificado en atención al cliente: con el servicio de atención de llamadas externo, las llamadas son atendidas por un equipo de agentes profesionales, que las atienden, gestionan y resuelven según los protocolos definidos de manera personalizada con la empresa.
- Calidad del servicio: otra de las ventajas más importantes es la mejora de la calidad en la atención al cliente. Tener a disposición de la empresa el mencionado equipo de profesionales formados y preparados, junto con las herramientas avanzadas y la tecnología, supone una mejora cualitativa respecto a otras soluciones como las centralitas automáticas, que a veces tanto desesperan a los clientes.
- Ahorro de costes: la parte económica es otra ventaja que considerar, puesto que reduciremos los costes dedicados de la empresa.
Si necesitas ayuda de profesionales, en Tu-Voz Contact Center ponemos a tu disposición nuestra experiencia y servicios de soporte atención de centralita y telesecretaria.
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