La confirmación de asistencia como parte vital de la planificación de eventos
En la actividad de una empresa, la planificación de eventos es un área que en un momento u otro será necesario trabajar. Organizar una jornada formativa, una conferencia o un desayuno de prensa son tareas que requieren mucho tiempo y esfuerzo, pero que sin asistentes no tienen sentido.
Tradicionalmente, la planificación de cualquier evento se divide en 3 pasos: el pre-evento, el evento y el post-evento. Aunque todas son importantes, nos centraremos en la etapa de pre-evento por la importancia estratégica que tendrá en el desarrollo exitoso del acontecimiento.
En el pre-evento entran todas las tareas de coordinación y organización; desde la producción de materiales impresos hasta la elaboración del programa, de la reserva de espacios a la gestión de las inscripciones. En la mayoría de eventos es necesario inscribirse previamente, sean gratuitos o de pago, ya que mediante las inscripciones resulta posible tener cierto control sobre el número de asistentes.
De hecho, las acciones encaminadas a aumentar y controlar el número de personas asistentes (definición del público, creación de una base de datos de asistentes potenciales, promoción del acontecimiento, recepción de inscripciones, gestión de acreditaciones, etc.) integran el grueso del trabajo previo.
Todas estas acciones, ¿son suficientes? En muchos casos, una buena planificación previa no asegura al cien por cien el éxito de asistencia, porque en la decisión que toma la persona invitada de asistir o no asistir entran en juego numerosos factores. Por eso, se recomienda contactar antes del día D con las personas inscritas, recordando hora y lugar del acontecimiento, así como reconfirmar la asistencia y consultar el número de personas extra que pueda haber.
Más de una y de dos veces hemos realizado inscripción para asistir a un evento al que luego no hemos podido (o, digamos la verdad) querido asistir. Otras veces, los imprevistos también parecen jugar en nuestra contra impidiendo que asistamos a aquella conferencia que nos interesaba. Y en algunas ocasiones, es justo al contrario: la persona asistente descubre tarde el evento, ya pasada la fecha límite de inscripción.
Por suerte, hay técnicas que ayudan a que los eventos sean un éxito, como la assistance confirmation. Como hemos mencionado antes, pocos días antes del evento es necesario contactar para consultar quién vendrá y quién no, así como el número de acompañantes y de paso, recordar fecha, hora y lugar. El correo electrónico y el teléfono serán nuestros mayores aliados en este trabajo tan necesario, aunque también es cierto que se trata de un esfuerzo importante que lleva mucho tiempo. Una opción cómoda y efectiva es dejar la confirmación de visitas en manos de un Contact Center, que se puede encargar de llamar a todas las personas inscritas.
