Cómo garantizar la calidad en un contact center externalizado: guía esencial para empresas que buscan un partner fiable
Externalizar la atención al cliente o las acciones de telemarketing no es simplemente delegar llamadas: es confiar en un partner que representará a tu marca, hablará con tus clientes y definirá gran parte de su experiencia. Por eso, para muchos directores de operaciones, responsables de servicio al cliente o CEOs, la primera preocupación al externalizar es garantizar la calidad del servicio.
No basta con que un call center prometa resultados; necesitas evidencias, métricas, procesos y una metodología que asegure que el nivel de excelencia se mantiene cada día.
En este artículo te explico qué debe ofrecer un proveedor profesional, cómo medir la calidad y qué exigir desde el primer día.
Por qué la calidad es el mayor factor de decisión al externalizar
Los decisores que buscan externalizar un servicio suelen coincidir en estos tres miedos:
- Perder control sobre la experiencia del cliente.
- Que el proveedor no cumpla con la calidad prometida.
- Que la marca pierda su identidad y tono en la conversación.
Un buen Servicio de Contact Center debe resolver esos temores desde la primera reunión: mostrando procesos claros, estándares de calidad y mecanismos de seguimiento.
La clave es elegir un partner que funcione como extensión de tu equipo, no como una fábrica de llamadas.
Los KPIs que garantizan la calidad en un contact center externalizado
Si un proveedor no trabaja con cuadros de mando claros y KPIs estandarizados, es una señal de alerta.
Estos son los indicadores que cualquier empresa debe exigir:
- FCR (First Contact Resolution): porcentaje de casos resueltos en la primera interacción.
- SLA / ASA: nivel de servicio y tiempo medio de respuesta.
- AHT (Average Handling Time): tiempo medio de gestión sin afectar la calidad.
- Tasa de abandono: cuántos clientes cuelgan antes de ser atendidos.
- CSAT / NPS: satisfacción real del cliente.
- Calidad (QA): evaluaciones periódicas del guion, tono, empatía y resolución.
- Productividad real: contactos/hora, casos resueltos o conversiones, según el servicio.
Un proveedor serio no solo compartirá estos datos, sino que además explicará cómo los interpreta para mejorar la operación.
Auditorías, calibraciones y QA: la clave de un servicio excelente
La calidad no se improvisa; se construye con procesos.
Un call center profesional debe contar con:
- Auditorías internas semanales de llamadas, chats y emails.
- Departamento de QA independiente que evalúa y puntúa la calidad.
- Calibraciones con el cliente, donde ambos equipos alinean criterios.
- Formación continua, basada en casos reales y nuevas casuísticas.
- Guiones dinámicos, actualizados según feedback y resultados.
- Plan de mejora continua, con acciones mensuales medibles.
Todo esto garantiza que la calidad se mantenga estable incluso cuando el equipo crece o aumenta la demanda.
Tecnología para asegurar fiabilidad y trazabilidad
La calidad también se basa en datos.
Un buen proveedor debe operar con tecnología que permita:
- Grabación y auditoría de todas las llamadas.
- Informes en tiempo real.
- Integraciones con CRM del cliente.
- Trazabilidad completa de cada interacción.
- Seguridad y cumplimiento de RGPD.
- Control de productividad y supervisión activa.
La tecnología no sustituye a las personas, pero permite que la operación sea sólida, predecible y escalable.
Cómo debe ser un partner que garantiza calidad
Las empresas que externalizan buscan proveedores que destaquen por:
- Transparencia absoluta en los datos.
- Flexibilidad para adaptarse al negocio.
- Enfoque omnicanal y orientado al cliente.
- Procesos claros de QA y reporting.
- Supervisión activa por coordinadores expertos.
- Vocación de partnership, no de proveedor transaccional.
Un call center de calidad no compite en precio; compite en excelencia y resultados sostenibles.
Conclusión: externalizar sí, pero con garantías
Externalizar atención al cliente o telemarketing es una decisión estratégica que puede escalar tu empresa, mejorar tus resultados y liberar recursos internos.
Pero solo funcionará si eliges un proveedor que se tome la calidad tan en serio como tú.
Busca KPIs, procesos, auditorías, tecnología y transparencia.
Busca un partner que entienda tu negocio y que se comprometa con tu éxito.
Si quieres asegurar la calidad desde el primer día, Tu-Voz Contact Center puede ayudarte a definir un modelo de servicio sólido, medible y completamente alineado con tu marca. Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte. ¿Este artículo te ha sido útil? ¡Compártelo con tus contactos y hazlo llegar a más profesionales del sector! También puedes seguirnos en LinkedIn.
WhatsApp Business: una revolución en el sector ecommerce
Según un estudio de Kantar, en España el uso de WhatsApp creció un 76 % tras decretarse el estado de alarma debido a la crisis del coronavirus creando así una revolución en el sector del ecommerce. Esta aplicación ya ha permitido a muchas empresas digitalizarse en tiempos de pandemia, pero ¿la nueva versión Business conseguirá la misma aceptación que tiene su versión personal sin generar polémicas?
Los tiempos están cambiando y cada vez hay más empresas y comercios digitales que usan la mensajería instantánea. Además, muchas de ellas la usan como principal vía de contacto porque es rápida, segura y personal. Así, un 28 % de las empresas situadas en Europa, Oriente Medio y África ya han adoptado el uso de esta aplicación, tal como demuestra un estudio de Zendesk. Por este motivo, WhatsApp Business sigue haciendo avances para convertirse en una herramienta «genérica» que ofrezca todos los servicios posibles incrementando sus funciones.
Cada día más de 175 millones de personas envían mensajes a una cuenta de WhatsApp Business. Así pues, esta herramienta se convierte en una alternativa al correo electrónico o al servicio telefónico de atención al cliente. No cabe duda de que el cliente ha cambiado y pide cada vez más un servicio al cliente omnicanal. Esta aplicación lo ha entendido y quiere marcar un antes y un después en la industria minorista y en el comercio electrónico.
¿WhatsApp Business vs. redes sociales?
WhatsApp Business se vincula directamente a otros canales de Facebook, como Instagram o Messenger, que ya permiten realizar compras dentro de sus mismas aplicaciones. Por ese motivo, podemos pensar que la plataforma de mensajería para empresas se conectará al ecosistema de la red social. Seguramente se implementarán herramientas de pago para democratizar el acceso de las marcas a estas aplicaciones, lo que convertirá la plataforma de mensajería en una herramienta transversal y común en un gran número de empresas.
Parece que algunas de las medidas que introducirá serán las comisiones en pagos y envío de dinero, sistemas de gestión de comercio electrónico o incluso suscripciones de WhatsApp solo para empresas. No hay nada definido, pero está claro que el gigante de los medios sociales va a monetizar y rentabilizar al máximo sus aplicaciones. De momento, la aplicación está disponible de manera gratuita para teléfonos iOS y Android, aunque cabe decir que no se puede contar con la versión Business y la versión personal de WhatsApp en un mismo dispositivo.
Si necesitas la ayuda de profesionales, en Tu-Voz Contact Center ponemos a tu disposición nuestros recursos humanos y técnicos para la gestión omnicanal de mejor calidad.
¿Cuál es el nivel de satisfacción del cliente en cada canal de comunicación? (Infografía)
El teléfono se sitúa como el medio más usado por los clientes
Cada vez más los clientes exigen ser atendidos cómo, cuándo y dónde ellos digan sin verse limitados a tan sólo unos pocos canales de comunicación. Y es que ofrecer un servicio de atención al cliente excelente es una de las mejores formas de diferenciarse de la competencia, pues cada vez resulta más complicado competir en precio o calidad de producto.
En una infografía desarrollada por ProvideSupport en la que se recogen datos extraídos del estudio Customer Service Benchmark study 2013 realizado por eDigitalResearch, Read more
